Funkcje systemu

Nabór ofert

Oferty składane w Twoich konkursach są pozbawione błędów rachunkowych, a liczba błędów formalnych jest ograniczona do minimum.

Witkac w przygotowywanych ofertach automatycznie wykonuje operacje rachunkowe:

• obliczanie całkowitych kosztów w poszczególnych pozycjach,
• obliczanie kosztów do pokrycia z dotacji względem zadeklarowanego wkładu własnego,
• sumowanie kosztów całkowitych zadania.

System zweryfikuje również:

• prawidłową wartość wkładu własnego (całkowitego, finansowego i osobowego), a w przypadku wykrycia błędu poinformuje o nim oferenta i podpowie, jak go poprawić,
• poprawność numeru NIP, REGON, KRS oraz konta bankowego oferenta.

Inne funkcjonalności przydane na etapie naboru ofert:

• automatyczne tworzenie kopii zapasowej wniosku w trakcie edycji
• automatyczne wyrównywanie treści, w tym tabeli budżetowej – wygodniejsze i szybsze czytanie,
• oznaczanie każdej strony oferty unikatową sumą kontrolną – możliwość przyjmowania od oferentów jedynie podpisanych oświadczeń, dostęp do ofert przed zamknięciem naboru – możliwość weryfikacji formalnej,
• filtrowanie ofert wg jednostek samorządu terytorialnego, w których siedzibę mają wnioskodawcy,
• możliwość automatycznego nadawania ofertom numeru sprawy w formacie zgodnym z obowiązującą w jednostce polityką obiegu dokumentów,
• możliwość pobierania ofert złożonych do konkursu (indywidualnie i w paczkach) w formacie gotowym do wydruku (.pdf).

Poza tym zawsze otrzymujesz oferty na aktualnym wzorze wniosku, który obowiązuje w ramach Twojej procedury konkursowej.

Ocena ofert

Członkowie i członkinie Twoich komisji oceny ofert mają możliwość pracy online, w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca z dostępem do Interentu.

Wstępnie skonfigurowany system umożliwia:

• ocenę formalną i merytoryczną ofert według kryteriów obowiązujących w Twojej jednostce, wydziale, czy przyjętych dla danego konkursu,
• tworzenie wirtualnych komisji oceny o dowolnej liczbie ekspertów/ek,
• automatyczne i manualne przydzielanie ofert do oceny, w tym ilości ofert przypadających na pojedynczą osobę oceniającą i liczby osób oceniających pojedynczą ofertę,
• automatyczne informowanie o konieczności oceny rozstrzygającej w przypadku zdefiniowanych rozbieżności w ocenie,
• składanie oświadczeń o braku powiązań ekspertów z oferentami.

Inne przydatne na etapie oceny funkcjonalności systemu:

• wyświetlanie ocenianej oferty i kryteriów oceny na jednym ekranie; kryteria oceny są widoczne niezależnie od przeglądanego fragmentu oferty,
• możliwość wprowadzania przez ekspertów uzasadnień i komentarzy do oceny, które są włączane w treść karty oceny formalnej/merytorycznej,
• możliwość publikowania do wiadomości oferentów kart oceny formalnej i merytorycznej,
• możliwość wprowadzania przez poszczególnych ekspertów sugerowanej kwoty dofinansowania
• możliwość wprowadzania ostatecznej kwoty dofinansowania niezależnie od propozycji ekspertów/ek

Oferty, których treść należy z różnych przyczyn poprawić mogą być zwracane oferentom wraz z informacją o zakresie oczekiwanych zmian i odblokowaniem konkretnych części wniosku do modyfikacji.

Na etapie oceny ofertom nadawane są statusy jednoznacznie informujące o fazie ich przetwarzania:

• ocenione formalnie pozytywnie/negatywnie,
• ocenione merytorycznie pozytywnie/negatywnie.

Tworzenie umów

Twoje umowy są tworzone automatycznie na podstawie danych raz wprowadzonych do systemu oraz informacji o oferentach zawartych w ich wnioskach.

Masz przy tym możliwość:

• zmiany ustawień seryjnego generowania treści umów w zależności od komórki organizacyjnej lub na poziomie wybranego konkursu,
• indywidualnej edycji umów,
• nadawania umowom numeru sprawy zgodnego z obowiązującą w jednostce polityką obiegu dokumentów.

W przypadku konieczności przygotowania aneksu do umowy umożliwia odblokowanie wybranej części wniosku do wprowadzenia zmian przez oferenta.

Oferty, umowy i aneksy są ze sobą przejrzyście powiązane, a Witkac przechowuje je w łatwo dostępnych zakładkach:

• oferty dofinansowane,
• oferty w trakcie poprawy,
• oferty poprawione,
• przygotowane umowy,
• umowy uzupełnione,
• umowy do podpisu,
• umowy podpisane,
• umowy niepodpisane,
• wygenerowane aneksy,
• aneksy do podpisu,
• aneksy niepodpisane,
• aneksy podpisane.

Sprawozdawczość

Sprawozdania, które do Ciebie trafiają, są zweryfikowane pod względem formalnym, a część finansowa jest przygotowana w sposób maksymalnie przejrzysty.

Witkac wspiera przygotowanie sprawozdań:

• wstępnie wypełniając formularz danymi formalnymi oferenta zweryfikowanymi na etapie składania oferty i podpisywania umowy – eliminacja błędów,
• czerpiąc dane finansowe z budżetu oferty – ograniczenie liczby błędów,
• automatycznie przeprowadzając operacje matematyczne w tabelach z danymi finansowymi.

W przypadku złożenia sprawozdania zawierającego błędy masz możliwość przekazania go oferentowi do poprawy, wraz z informacją o oczekiwanych zmianach. Możesz też odblokować te sekcje formularza, które powinny zostać zmodyfikowane.

Składane w systemie sprawozdania są przechowywane w łatwo dostępnych zakładkach:

• sprawozdania niezłożone (przygotowywane),
• sprawozdania złożone,
• sprawozdania do poprawy,
• sprawozdania poprawione,
• sprawozdania odrzucone,
• sprawozdania przyjęte.

Statystyki

Moduł statystyczny zbierze i wygeneruje dla Ciebie wszelkie dane dotyczące organizowanych konkursów.

Dane, które uzyskasz z naszego systemu statystycznego to m.in.:

• liczba i wartość składanych ofert,
• całkowita wartość wnioskowana ofert,
• liczba ofert ocenionych pozytywnie formalnie/merytorycznie,
• wartość całkowita/wnioskowana ofert ocenionych pozytywnie,
• liczba przyznanych dotacji,
• wartość wnioskowana/przyznana dotacji;

System – po uzgodnieniu z nami – może wyświetlać dla Ciebie inne dane dotyczące konkursów.

Powyższe dane są wyświetlane w formie tabel, wykresów i map, a sortowane zgodnie z podziałem administracyjnym Polski.

Dane możesz pobrać z systemu w formie gotowego, edytowalnego raportu lub pliku do samodzielnego przetworzenia w dowolnym arkuszu kalkulacyjnym.

Komunikacja

Ty i Twoi oferenci otrzymujecie informacje o wszelkich zdarzeniach, które mają miejsce w systemie w związku z udziałem w procedurze konkursowej.

Są one przesyłane wewnątrz platformy oraz za pomocą poczty elektronicznej.

Za pomocą Witkaca masz również możliwość wysyłania korespondencji seryjnej do: użytkowników systemu podzielonych na grupy tj.:

• pracownicy urzędów, poszczególnych komórek organizacyjnych lub zaangażowanych w wybrane konkursy, w tym administratorzy, personel, eksperci/tki,
• oferenci składający wnioski do poszczególnych komórek organizacyjnych, konkursów – w zależności od statusu ich oferty,
• realizatorzy zadań zleconych przez wybrane komórki organizacyjne, czy w ramach określonego konkursu – w zależności od fazy współpracy.

Ponieważ w systemie jest odwzorowana struktura organizacyjna Twojej jednostki (wydziały i ich pracownicy / konkursy), użytkownicy systemu mogą łatwo nawiązywać ze sobą kontakt. Dzięki temu współpraca pomiędzy osobami z różnych jednostek organizujących konkursy oraz pomiędzy nimi a oferentami ma szansę zyskać nowy, głębszy wymiar.

Archiwizacja

Wszystkie dane dotyczące konkursów, oferty, umowy, sprawozdania i pozostała dokumentacja konkursowa jest cały czas dostępna w systemie.

Bezpieczeństwo danych zapewniamy tworząc codziennie ich kopie zapasowe oraz przechowując je na profesjonalnie skonfigurowanym sprzęcie.

Dokumentację potrzebną w wersji papierowej możesz wygenerować i wydrukować zawsze wtedy, gdy jest taka konieczność. System umożliwia pobranie pojedynczego dokumentu, wybranej ich grupy lub kompletu dokumentacji.