Ogłaszanie konkursów
Jednym kliknięciem dodajesz nowy konkurs ofert, a informacja o nim trafia automatycznie do
wszystkich użytkowników systemu.
W Twoich konkursach oferenci nie popełniają błędów rachunkowych, a liczba błędów
formalnych jest znacząco mniejsza. Dzieje się tak, ponieważ Witkac daje Ci możliwość
wprowadzenia parametrów konkursu, takich jak:
-
oczekiwana wartość wkładu własnego (całkowitego/finansowego/osobowego)
-
dopuszczalny okres realizacji zadań,
- minimalna i maksymalna wartość pojedynczej dotacji,
a generator ofert weryfikuje ich zastosowanie przez wnioskodawców w ofertach.
Inne funkcjonalności przydatne na poziomie zarządzania konkursami:
- szybki dostęp i możliwość przeglądania konkursów w kluczowych fazach tj. trwa nabór,
trwa ocena, rozstrzygnięte,
- możliwość kopiowania własnych konkursów – wielokrotne wykorzystywanie raz
wykonanej pracy,
- załączanie do konkursów dokumentów lub ich wzorów – wszystkiego, co jest niezbędne
oferentom do przygotowania prawidłowej i atrakcyjnej oferty.
Oferty w danym konkursie są przechowywane w łatwo dostępnych zakładkach:
- oferty oczekujące,
- oferty złożone.
Nabór ofert
Oferty składane w Twoich konkursach są pozbawione błędów rachunkowych, a liczba błędów
formalnych jest ograniczona do minimum.
Witkac w przygotowywanych ofertach automatycznie wykonuje operacje rachunkowe:
- obliczanie całkowitych kosztów w poszczególnych pozycjach,
- obliczanie kosztów do pokrycia z dotacji względem zadeklarowanego wkładu własnego,
- sumowanie kosztów całkowitych zadania.
System zweryfikuje również:
- prawidłową wartość wkładu własnego (całkowitego, finansowego i osobowego), a w
przypadku wykrycia błędu poinformuje o nim oferenta i podpowie, jak go poprawić,
- poprawność numeru NIP, REGON, KRS oraz konta bankowego oferenta.
Inne funkcjonalności przydane na etapie naboru ofert:
- automatyczne tworzenie kopii zapasowej wniosku w trakcie edycji
- automatyczne wyrównywanie treści, w tym tabeli budżetowej – wygodniejsze i szybsze
czytanie,
- oznaczanie każdej strony oferty unikatową sumą kontrolną – możliwość przyjmowania
od oferentów jedynie podpisanych oświadczeń,
dostęp do ofert przed zamknięciem naboru – możliwość weryfikacji formalnej,
- filtrowanie ofert wg jednostek samorządu terytorialnego, w których siedzibę mają
wnioskodawcy,
- możliwość automatycznego nadawania ofertom numeru sprawy w formacie zgodnym z
obowiązującą w jednostce polityką obiegu dokumentów,
- możliwość pobierania ofert złożonych do konkursu (indywidualnie i w paczkach) w
formacie gotowym do wydruku (.pdf).
Poza tym zawsze otrzymujesz oferty na aktualnym wzorze wniosku, który obowiązuje w ramach
Twojej procedury konkursowej.
Ocena ofert
Członkowie i członkinie Twoich komisji oceny ofert mają możliwość pracy online, w dowolnym
czasie i z dowolnego miejsca z dostępem do Interentu.
Wstępnie skonfigurowany system umożliwia:
- ocenę formalną i merytoryczną ofert według kryteriów obowiązujących w Twojej
jednostce, wydziale, czy przyjętych dla danego konkursu,
- tworzenie wirtualnych komisji oceny o dowolnej liczbie ekspertów/ek,
- automatyczne i manualne przydzielanie ofert do oceny, w tym ilości ofert
przypadających na pojedynczą osobę oceniającą i liczby osób oceniających pojedynczą
ofertę,
- automatyczne informowanie o konieczności oceny rozstrzygającej w przypadku
zdefiniowanych rozbieżności w ocenie,
- składanie oświadczeń o braku powiązań ekspertów z oferentami.
Inne przydatne na etapie oceny funkcjonalności systemu:
- wyświetlanie ocenianej oferty i kryteriów oceny na jednym ekranie; kryteria oceny są
widoczne niezależnie od przeglądanego fragmentu oferty,
- możliwość wprowadzania przez ekspertów uzasadnień i komentarzy do oceny, które są
włączane w treść karty oceny formalnej/merytorycznej,
- możliwość publikowania do wiadomości oferentów kart oceny formalnej i merytorycznej,
- możliwość wprowadzania przez poszczególnych ekspertów sugerowanej kwoty
dofinansowania
- możliwość wprowadzania ostatecznej kwoty dofinansowania niezależnie od propozycji
ekspertów/ek
Oferty, których treść należy z różnych przyczyn poprawić mogą być zwracane oferentom wraz z
informacją o zakresie oczekiwanych zmian i odblokowaniem konkretnych części wniosku do
modyfikacji.
Na etapie oceny ofertom nadawane są statusy jednoznacznie informujące o fazie ich
przetwarzania:
- ocenione formalnie pozytywnie/negatywnie,
- ocenione merytorycznie pozytywnie/negatywnie.
Tworzenie umów
Twoje umowy są tworzone automatycznie na podstawie danych raz wprowadzonych do
systemu oraz informacji o oferentach zawartych w ich wnioskach.
Masz przy tym możliwość:
- zmiany ustawień seryjnego generowania treści umów w zależności od komórki
organizacyjnej lub na poziomie wybranego konkursu,
- indywidualnej edycji umów,
- nadawania umowom numeru sprawy zgodnego z obowiązującą w jednostce polityką
obiegu dokumentów.
W przypadku konieczności przygotowania aneksu do umowy umożliwia odblokowanie wybranej
części wniosku do wprowadzenia zmian przez oferenta.
Oferty, umowy i aneksy są ze sobą przejrzyście powiązane, a Witkac przechowuje je w łatwo
dostępnych zakładkach:
- oferty dofinansowane,
- oferty w trakcie poprawy,
- oferty poprawione,
- przygotowane umowy,
- umowy uzupełnione,
- umowy do podpisu,
- umowy podpisane,
- umowy niepodpisane,
- wygenerowane aneksy,
- aneksy do podpisu,
- aneksy niepodpisane,
- aneksy podpisane.
Sprawozdawczość
Sprawozdania, które do Ciebie trafiają, są zweryfikowane pod względem formalnym, a część
finansowa jest przygotowana w sposób maksymalnie przejrzysty.
Witkac wspiera przygotowanie sprawozdań:
- wstępnie wypełniając formularz danymi formalnymi oferenta zweryfikowanymi na etapie
składania oferty i podpisywania umowy – eliminacja błędów,
- czerpiąc dane finansowe z budżetu oferty – ograniczenie liczby błędów,
- automatycznie przeprowadzając operacje matematyczne w tabelach z danymi
finansowymi.
W przypadku złożenia sprawozdania zawierającego błędy masz możliwość przekazania go
oferentowi do poprawy, wraz z informacją o oczekiwanych zmianach. Możesz też odblokować
te sekcje formularza, które powinny zostać zmodyfikowane.
Składane w systemie sprawozdania są przechowywane w łatwo dostępnych zakładkach:
- sprawozdania niezłożone (przygotowywane),
- sprawozdania złożone,
- sprawozdania do poprawy,
- sprawozdania poprawione,
- sprawozdania odrzucone,
- sprawozdania przyjęte.
Statystyki
Moduł statystyczny zbierze i wygeneruje dla Ciebie wszelkie dane dotyczące organizowanych
konkursów.
Dane, które uzyskasz z naszego systemu statystycznego to m.in.:
- liczba i wartość składanych ofert,
- całkowita wartość wnioskowana ofert,
- liczba ofert ocenionych pozytywnie formalnie/merytorycznie,
- wartość całkowita/wnioskowana ofert ocenionych pozytywnie,
- liczba przyznanych dotacji,
- wartość wnioskowana/przyznana dotacji;
System – po uzgodnieniu z nami – może wyświetlać dla Ciebie inne dane dotyczące
konkursów.
Powyższe dane są wyświetlane w formie tabel, wykresów i map, a sortowane zgodnie z
podziałem administracyjnym Polski.
Dane możesz pobrać z systemu w formie gotowego, edytowalnego raportu lub pliku do
samodzielnego przetworzenia w dowolnym arkuszu kalkulacyjnym.
Komunikacja
Ty i Twoi oferenci otrzymujecie informacje o wszelkich zdarzeniach, które mają miejsce w
systemie w związku z udziałem w procedurze konkursowej.
Są one przesyłane wewnątrz
platformy oraz za pomocą poczty elektronicznej.
Za pomocą Witkaca masz również możliwość wysyłania korespondencji seryjnej do:
użytkowników systemu podzielonych na grupy tj.:
- pracownicy urzędów, poszczególnych komórek organizacyjnych lub zaangażowanych w
wybrane konkursy, w tym administratorzy, personel, eksperci/tki,
- oferenci składający wnioski do poszczególnych komórek organizacyjnych, konkursów –
w zależności od statusu ich oferty,
- realizatorzy zadań zleconych przez wybrane komórki organizacyjne, czy w ramach
określonego konkursu – w zależności od fazy współpracy.
Ponieważ w systemie jest odwzorowana struktura organizacyjna Twojej jednostki (wydziały i ich
pracownicy / konkursy), użytkownicy systemu mogą łatwo nawiązywać ze sobą kontakt. Dzięki
temu współpraca pomiędzy osobami z różnych jednostek organizujących konkursy oraz
pomiędzy nimi a oferentami ma szansę zyskać nowy, głębszy wymiar.
Archiwizacja
Wszystkie dane dotyczące konkursów, oferty, umowy, sprawozdania i pozostała dokumentacja
konkursowa jest cały czas dostępna w systemie.
Bezpieczeństwo danych zapewniamy tworząc
codziennie ich kopie zapasowe oraz przechowując je na profesjonalnie skonfigurowanym
sprzęcie.
Dokumentację potrzebną w wersji papierowej możesz wygenerować i wydrukować zawsze
wtedy, gdy jest taka konieczność. System umożliwia pobranie pojedynczego dokumentu,
wybranej ich grupy lub kompletu dokumentacji.